Каждый сотрудник предприятия или предприниматель, работающий с безналичными средствами должен уметь пользоваться платежными поручениями и правильно их заполнять. Банк примет и исполнит поручение лишь в том случае, если клиент правильно его заполнил, не допустил ни одной ошибки или помарки.

Каждое платежное поручение должно быть полностью заполнено, согласно действующему положению, утвержденному ЦБ РФ. Клиенты, которые редко заполняют платежные поручения, допускают ошибки, наиболее частые из них — неправильное заполнение поля «назначение платежа» и отсутствие информации об НДС.

Чтобы правильно заполнить платежное поручение, нужно следовать инструкции, в которой четко прописано, в каком поле, какую информацию и в каком формате следует писать (все поля платежного поручения имеют определенные номера, чтобы было удобнее заполнять).

В приложении к Положению ЦБ РФ «О безналичных расчетах» есть четкое пояснение по поводу заполнения каждого поля. В сокращенном виде положение выглядит таким образом.
1. Название документа (в данном случае это платежное поручение).
2. Форма документа согласно ОКУД (401060).
3. Номер документа (только цифры).
4. Дата документа (в формате число, месяц, год).
5. Вид платежа (если платеж осуществляется дистанционно, то указывают «почта», «электронная почта», в случае нарочной передачи платежного документа в банк, поле не заполняется).
6. Сумма платежа прописью (указывается число прописью, копейки прописью не указывают).
7. Сумма (предыдущее значение, указанное цифрами).
8. Плательщик (полное наименование отправителя средств с указанием его реквизитов, адреса и т.д.)
9. Счет (указывают номер счета отправителя средств, согласно порядку, установленному правилами бухучета).
10. Банк плательщика (полное наименование банка, в котором осуществляется платеж с указанием адреса).
11. БИК (берется из справочника).
12. Счет (номер счета банка, в котором осуществляется платеж, при внутригосударственных платежах не заполняется).
13. Банк получателя (полное название, адрес банка, в который направляется платеж).
14. БИК (уже банка получателя, определяется также по справочнику).
15. Счет (номер счета, на который перечисляются средства).
16. Получатель (полное наименование владельца счета, на который оформляется платеж, данное поле идентично восьмому).
17. Счет (реквизиты банка получателя, данное поле не заполняют, если средства перечисляются банку).
18. Вид операции (для данного документа используют единый код 01).
19. Срок платежа (клиентом не заполняется).
20. Назначение платежа (заполняется по указанию Центробанка РФ).
21. Очередность (заполняется, согласно справочнику).
22. Код (данная графа не заполняется).
23. Резервное поле (заполняется в исключительных случаях).
24. Назначение платежа (указывается цель перечисления средств, можно ссылаться на документ с указанием его даты).

Далее идут поля без нумерации. Ставится подпись уполномоченного лица (графа «подпись») и печать, если она предусмотрена («МП»). В графе «отметки банка» ставится штамп в момент принятия поручения банком и подпись операциониста. Рядом указывается дата принятия документа. В соседнем поле сотрудник банка ставит дату после списания средств с клиентского счета.

В поле ИНН указывают 12 символов идентификационного кода для частного лица или 10 — для предприятия. В поле «ИНН получателя» - то же самое для получателя средств.